ในการทำงานประจำวันและการตรวจสอบเอกสาร **โหมดการแก้ไข (Revision Mode)** ของ WPS Office เป็นคุณสมบัติที่มีค่าอย่างยิ่ง ช่วยให้คุณติดตามทุกการเปลี่ยนแปลง ช่วยให้ทีมตรวจสอบเอกสารได้อย่างเป็นระบบและมีประสิทธิภาพมากขึ้น อย่างไรก็ตาม หลังจากกระบวนการตรวจสอบเสร็จสิ้นแล้ว การ "ออกจากโหมดการแก้ไขอย่างถูกต้อง" กลับกลายเป็นปัญหาสำหรับผู้ใช้หลายคน



หลายคนพบว่าแม้หลังจากคลิกปุ่ม "ปิดการแก้ไข" แล้ว เอกสารยังคงแสดงเครื่องหมายสีและข้อความแสดงความคิดเห็นอยู่ บางคนลบการเปลี่ยนแปลงโดยไม่ได้ตั้งใจ และบางคนยังคงมีเครื่องหมายสีแดงและสีน้ำเงินเมื่อส่งออกเป็น PDF ซึ่งส่งผลต่อการส่งงานขั้นสุดท้าย…




บทความนี้จะกล่าวถึงปัญหาที่พบบ่อยที่สุด 7 ประการอย่างเป็นระบบ และให้วิธีแก้ปัญหาและคู่มือการใช้งานสำหรับแต่ละปัญหา ช่วยให้คุณบอกลา "เครื่องหมายที่ยุ่งเหยิง" และกลับไปสู่ประสบการณ์การแก้ไขที่สะอาดและมีประสิทธิภาพได้ง่ายขึ้น



1. พื้นฐานของโหมดการแก้ไข: ทำไมปุ่มปิดจึงไม่เท่ากับการออกจากโหมดอย่างสมบูรณ์? ก่อนที่จะไปดูคำถามที่พบบ่อย เรามาทำความเข้าใจแนวคิดพื้นฐานกันก่อน: การดาวน์โหลด WPS



โหมดการแก้ไข = การบันทึกการเปลี่ยนแปลง + การแสดงการติดตามการเปลี่ยนแปลง + การจัดการความคิดเห็น



เมื่อคุณคลิกปุ่ม "ตรวจสอบ" → "แก้ไข" ใน WPS Office:



การเปลี่ยนแปลงทั้งหมดจะถูกบันทึกเป็น "แทร็ก"



เนื้อหาที่เพิ่มหรือลบจะถูกไฮไลต์ด้วยสี ขีดฆ่า ขีดเส้นใต้ ฯลฯ



คุณยังสามารถเพิ่ม "ความคิดเห็น" เพื่อแลกเปลี่ยนความคิดเห็นได้



ดังนั้น การคลิกปุ่ม "ปิดการแก้ไข" จะหยุดการบันทึกการเปลี่ยนแปลงใหม่เท่านั้น แทร็กการแก้ไขที่มีอยู่แล้วในเอกสารจะไม่ถูกล้าง



ในการออกจากโหมดการแก้ไขอย่างสมบูรณ์ คุณต้อง:



ยอมรับ/ปฏิเสธการแก้ไขทั้งหมด



ลบความคิดเห็นทั้งหมด



ตั้งค่าตัวเลือกการแสดงผล



ต่อไป เราจะไปดูคำอธิบายปัญหาโดยละเอียด



II. ปัญหาทั่วไปและวิธีแก้ไข

ปัญหาที่ 1: หลังจากคลิกปุ่ม "แก้ไข" แล้ว เอกสารยังคงแสดงแทร็กการแก้ไขสีแดง/น้ำเงินอยู่?



การวิเคราะห์ปัญหา: ผู้ใช้หลายคนเข้าใจผิดว่าเอกสารจะกลับสู่รูปแบบปกติหลังจาก "ปิดการแก้ไข" ในความเป็นจริง "ประวัติการแก้ไข" ยังคงอยู่ เพียงแต่ "การเปลี่ยนแปลงใหม่" เท่านั้นที่จะไม่ถูกติดตามอีกต่อไป



วิธีแก้ไข: เว็บไซต์อย่างเป็นทางการของ WPS



คลิกที่แถบเมนู 【ตรวจสอบ】→【ยอมรับ】→【ยอมรับการแก้ไขทั้งหมด】



หรือเลือก 【ปฏิเสธการแก้ไขทั้งหมด】



การทำเช่นนี้จะ "รวม" การเปลี่ยนแปลงทั้งหมดเข้ากับข้อความหลักหรือคืนค่าข้อความเดิม และความแตกต่างจะไม่แสดงอีกต่อไป



คำแนะนำ: แนะนำให้ "บันทึกเป็น" สำเนาไว้ก่อนทำการรวมเพื่อหลีกเลี่ยงการสูญเสียเนื้อหาโดยไม่ตั้งใจ



ปัญหาที่ 2: ไม่สามารถลบความคิดเห็นในเอกสารได้ และยังคงแสดงอยู่ในไฟล์ PDF ที่ส่งออก?



การวิเคราะห์ปัญหา: ความคิดเห็นเป็นองค์ประกอบการตรวจสอบที่แยกต่างหากจากเครื่องหมายการแก้ไข และต้องลบแยกต่างหาก





วิธีแก้ปัญหา:



【ตรวจสอบ】→【ความคิดเห็น】→【ลบความคิดเห็นทั้งหมด】



หรือคลิกขวาที่ความคิดเห็น → 【ลบความคิดเห็น】



หากความคิดเห็นยังคงแสดงอยู่ในไฟล์ PDF ที่ส่งออก โปรด:



ไปที่ 【ไฟล์】→【ส่งออกเป็น PDF】→ตรวจสอบตัวเลือก "ซ่อนความคิดเห็นและการแก้ไข" ก่อนส่งออก



ปัญหาที่ 3: เครื่องหมายสีต่างๆ ยังคงปรากฏอยู่เมื่อส่งออกเป็น PDF ซึ่งส่งผลต่อการส่งงานขั้นสุดท้าย?



การวิเคราะห์ปัญหา: แม้ว่าจะรวมการเปลี่ยนแปลงแล้ว หากไม่ได้ปิด "การแสดงเครื่องหมาย" รูปแบบสีเหล่านี้จะยังคงอยู่เมื่อส่งออกเป็น PDF



วิธีแก้ปัญหา:



หลังจากทำตามขั้นตอน "ยอมรับการเปลี่ยนแปลง" ทั้งหมดแล้ว



คลิก [ตรวจสอบ] → [แสดงเครื่องหมาย] → ยกเลิกการเลือกทุกตัวเลือก



ยืนยัน "ไม่มีความคิดเห็นหรือร่องรอยที่มองเห็นได้"



สุดท้าย ส่งออกเป็น PDF เพื่อให้แน่ใจว่าได้รูปแบบที่สะอาดและเป็นมืออาชีพ



คำถามที่ 4: ปุ่ม "แก้ไข" เป็นสีเทาและไม่สามารถคลิกได้?



สาเหตุที่เป็นไปได้:



เอกสารปัจจุบันอยู่ในรูปแบบอ่านอย่างเดียว (เช่น แปลงจากไฟล์ .pdf)



เอกสารถูกเข้ารหัสหรือมีข้อจำกัดในการแก้ไข



คุณไม่ใช่เจ้าของ/ผู้ร่วมงานของเอกสารนี้



วิธีแก้ไข:



คลิก [ไฟล์] → [บันทึกเป็น] → บันทึกเป็นเวอร์ชันที่แก้ไขได้ (เช่น .doc หรือ .wps)



หากเอกสารมีการป้องกันด้วยรหัสผ่าน โปรดติดต่อผู้สร้างเพื่อปลดล็อก



ใช้สิทธิ์การทำงานร่วมกันของเอกสาร WPS Cloud เพื่อตรวจสอบว่าคุณมีสิทธิ์ "แก้ไข" หรือไม่



คำถามที่ 5: แอป WPS บนมือถือไม่มีตัวเลือก "ยอมรับการเปลี่ยนแปลงทั้งหมด" จะแก้ไขปัญหานี้ได้อย่างไร?



การวิเคราะห์ปัญหา: แอป WPS Office บนมือถือมีฟังก์ชันการทำงานที่ง่ายขึ้นและปัจจุบันยังไม่รองรับการ "ยอมรับการเปลี่ยนแปลงทั้งหมด" แบบกลุ่ม



วิธีแก้ไข:



**ข้อเสนอแนะ:** โอนไฟล์ไปยังคอมพิวเตอร์เพื่อแก้ไข (ผ่าน WeChat, การซิงค์ WPS Cloud, อีเมล ฯลฯ)



ทำการแก้ไขให้เสร็จสมบูรณ์และล้างข้อมูลบนพีซีให้เรียบร้อยก่อนถ่ายโอนกลับไปยังอุปกรณ์มือถือ



**ปัญหาที่ 6:** มีหลายคนแก้ไขเอกสารเดียวกัน ทำให้ยากต่อการระบุแหล่งที่มาของการเปลี่ยนแปลง



**การวิเคราะห์:** เมื่อมีหลายคนแก้ไขเอกสารเดียวกัน หากไม่ได้ตั้งชื่อผู้ใช้ บันทึกการแก้ไขทั้งหมดจะดู "เหมือนกัน" ทำให้ยากต่อการแยกแยะแหล่งที่มา



**วิธีแก้ไข:**



กำหนดค่าเส้นทางชื่อผู้ใช้ในการตั้งค่า WPS:



**ไฟล์** → **ตัวเลือก** → **ข้อมูลผู้ใช้** → **ตั้งชื่อผู้ใช้**



ใช้รูปแบบการตั้งชื่อที่สอดคล้องกันสำหรับการทำงานร่วมกันเป็นทีม เช่น "Zhang San_Edited Version," "Li Si_Reviewed Version," เป็นต้น



ขอแนะนำให้ใช้ WPS Cloud Document Real-time Collaboration ซึ่งสามารถแสดงตัวระบุผู้ร่วมงานแบบเรียลไทม์ได้



**ปัญหาที่ 7:** มีการแก้ไขมากเกินไป ทำให้ยากต่อการดูและจัดการอย่างรวดเร็ว





**การวิเคราะห์:** บันทึกการแก้ไขจำนวนมากในเอกสารยาวๆ อาจทำให้การอ่านยากลำบากและทำให้พลาดการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญได้ง่าย



วิธีแก้ปัญหา:



ใช้คุณสมบัติ "แสดงเครื่องหมาย" เพื่อกรองเนื้อหา (ดูเฉพาะ "การแทรก" "ความคิดเห็น" หรือ "การเปลี่ยนแปลงรูปแบบ" เป็นต้น)



ใช้ "บานหน้าต่างตรวจสอบ" เพื่อดูการแก้ไขทั้งหมดในแถบด้านข้าง



ส่งออกเป็นไฟล์ PDF พร้อมเครื่องหมายการแก้ไขเพื่อตรวจสอบแบบออฟไลน์



III. ขั้นตอนโดยละเอียดสำหรับการออกจากโหมดแก้ไข



เพื่อป้องกัน "ร่องรอยตกค้าง" ขอแนะนำขั้นตอนการล้างข้อมูลดังต่อไปนี้:



✅ ขั้นตอนที่ 1: ยอมรับหรือปฏิเสธการแก้ไขทั้งหมด



[ตรวจสอบ] → [ยอมรับการแก้ไขทั้งหมด] หรือ [ปฏิเสธการแก้ไขทั้งหมด]



✅ ขั้นตอนที่ 2: ลบความคิดเห็นทั้งหมด



[ตรวจสอบ] → [ความคิดเห็น] → [ลบความคิดเห็นทั้งหมด]



✅ ขั้นตอนที่ 3: ปิดการแสดงเครื่องหมาย



[ตรวจสอบ] → [แสดงเครื่องหมาย] → ยกเลิกการเลือกทั้งหมด



✅ ขั้นตอนที่ 4: บันทึกเป็นเวอร์ชันสุดท้าย

ขอแนะนำให้ตั้งชื่อว่า "เวอร์ชันสุดท้าย" หรือ "เวอร์ชันที่สะอาด" เพื่อแยกความแตกต่างจากเวอร์ชันตรวจสอบ



✅ ขั้นตอนที่ 5: ซ่อนข้อมูลการตรวจสอบเมื่อส่งออกเป็น PDF



[ไฟล์] → [ส่งออกเป็น PDF] → เลือก "ซ่อนความคิดเห็นและการแก้ไข"



IV. แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดและคำแนะนำในการใช้งาน

เพื่อหลีกเลี่ยงความยุ่งยากในการแก้ไขเอกสาร ต่อไปนี้คือกลยุทธ์ที่แนะนำ:



✅ กำหนดมาตรฐานกระบวนการตรวจสอบ

กำหนดกรอบเวลาการตรวจสอบและผู้รับผิดชอบที่แน่นอน



เพิ่มความคิดเห็นก่อนการแก้ไขแต่ละครั้ง



✅ ใช้รูปแบบการตั้งชื่อเอกสารมาตรฐาน

ใช้รูปแบบ "ชื่อเอกสาร + เวอร์ชัน + วันที่ + ผู้แก้ไข" เช่น Project Plan_v3_2025-04-07_Zhang San.docx



✅ ทำงานร่วมกับผู้ใช้หลายคนโดยใช้เอกสารบนคลาวด์

WPS Cloud Documents รองรับการแก้ไขแบบเรียลไทม์และการกู้คืนเวอร์ชันเก่า ทำให้การทำงานร่วมกันเป็นทีมมีประสิทธิภาพมากขึ้น



✅ เก็บสำเนาสำรองเมื่อรวมการแก้ไข

ก่อนที่จะดำเนินการ "ยอมรับการแก้ไขทั้งหมด" โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้บันทึกเวอร์ชันสำรองไว้เพื่อย้อนกลับการเปลี่ยนแปลง



V. สรุป: การใช้งานโหมดแก้ไขอย่างเชี่ยวชาญเป็นกุญแจสำคัญสู่การควบคุมเอกสารอย่างแท้จริง

โหมดแก้ไขของ WPS Office เป็นเครื่องมือสำคัญสำหรับการทำงานร่วมกันของเอกสารและการเขียนที่เป็นมาตรฐาน แต่หากไม่ได้รับการจัดการและทำความสะอาดอย่างเหมาะสม ก็อาจกลายเป็นภาระได้



บทความนี้วิเคราะห์ปัญหาทั่วไปเจ็ดประการและนำเสนอวิธีแก้ปัญหาอย่างเป็นระบบและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเพื่อช่วยคุณ:



เข้าใจกลไกการแก้ไขอย่างถูกต้อง



ลบร่องรอยการแก้ไขอย่างมีประสิทธิภาพ



ปรับปรุงคุณภาพเอกสาร



เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานร่วมกันในสำนักงาน



การเรียนรู้เทคนิคเหล่านี้จะเปลี่ยนคุณจาก "การจัดระเบียบแบบพาสซีฟ" ไปสู่ ​​"การจัดการเชิงรุก" ซึ่งจะทำให้คุณได้รับประสบการณ์การประมวลผลเอกสารที่มีคุณภาพสูงและมีประสิทธิภาพสูงอย่างแท้จริง